§ 1. Postanowienia ogólne
- Niniejsze zapisy określają zasady wynajmu sal konferencyjnych przez Polską Akademię Nauk Zakład Działalności Pomocniczej w Warszawie, (zwanym w dalszej części PAN ZDP w Warszawie) dla podmiotów dokonujących rezerwacji sali/sal konferencyjnych, (zwanych dalej Organizatorem).
- PAN ZDP w Warszawie jest uprawniona do wynajmowania sal konferencyjnych mieszczących się w budynku PAN – Pałac Staszica ul. Nowy Świat 72 00-330 Warszawa
§ 2. Zasady najmu i rezerwacji
- Wynajem sali/sal konferencyjnych może nastąpić tylko w celu zorganizowania konferencji, spotkania, szkolenia, warsztatów lub innych przedsięwzięć (zwanych dalej Wydarzeniami), na które PAN ZDP w Warszawie wyrazi zgodę.
- Rezerwacji sali/sal konferencyjnych dokonuję się poprzez wypełnienie „Formularza zapotrzebowania na wynajem sal konferencyjnych na terenie Pałacu Staszica”
i przesłanie mailem na adres sale.konferencyjne@zdp.pan.pl, bądź poprzez osobiste złożenie formularza w Pałacu Staszica w pok. nr 165. - Pierwszeństwo w wynajmie sal konferencyjnych w Pałacu Staszica mają władze Polskiej Akademii Nauk, jednostki organizacyjne Polskiej Akademii Nauk oraz jednostki przez nie afiliowane.
- PAN ZDP w Warszawie zastrzega sobie prawo do nie udzielenia zgody na wynajęcie sali/sal konferencyjnych bez podania przyczyny.
- Rezerwacja sali/sal konferencyjnych jest wiążąca dopiero po otrzymaniu zwrotnej informacji od PAN ZDP w Warszawie o dostępności sal oraz informacji o przyjęciu lub odmowie rezerwacji.
- Potwierdzeniem rezerwacji jest decyzja Dyrektora PAN ZDP w Warszawie lub osoby przez niego upoważnionej, wydana najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od daty złożenia „Formularza zapotrzebowania na wynajem sal konferencyjnych na terenie Pałacu Staszica”.
- W przypadku rezygnacji z wynajmu sali Organizator zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie PAN ZDP w Warszawie najpóźniej 2 dni przed zarezerwowanym terminem.
- Ceny wynajmu określane są przez PAN ZDP na podstawie każdorazowo przygotowywanej kalkulacji uwzględniającej okres wynajmu, charakter wydarzenia i zakres wsparcia administracyjnego.
§ 3. Obowiązki organizatora i uczestników zdarzenia
- Organizator obowiązany jest do:
- korzystania z pomieszczeń zgodnie z przeznaczeniem;
- nie podejmowania działa mogących naruszyć dobre imię Polskiej Akademii Nauk;
- przestrzegania ogólnych przepisów BHP, przeciw pożarowych oraz norm sanitarnych w czasie korzystania z sali/sal konferencyjnych, obowiązek dotyczy również uczestników Wydarzenia;
- utrzymywania porządku i czystości w trakcie trwania Wydarzenia;
- demontażu stoisk, eksponatów itp. w terminach i w czasie uzgodnionym z PAN ZDP w Warszawie.
- Wszelkie prace podejmowane na terenie Pałacu Staszica związane z organizacją Wydarzenia mogą być prowadzone w uzgodnieniu z PAN ZDP w Warszawie w godzinach jego działania.
- Na terenie Pałacu Staszica obowiązuje całkowity zakaz palenia.
- Organizator ponosi odpowiedzialność wobec PAN ZDP w Warszawie za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętych sal i sprzętu, także związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora.
Wynajem sal